Spelregels voor het samenwerken met platforms in dorp of wijk rond het wijkgericht werken in de gemeente Heumen.

Deze notitie is bedoeld om vast te leggen onder welke spelregels de gemeente bereid is om met platforms samen te werken en hen vervolgens te faciliteren bij het werk dat zij verrichten. Met de spelregels worden de intenties en de afspraken rond de platforms helder op papier gezet zodat alle betrokkenen hiervan op de hoogte zijn en zich hieraan zullen houden of andere partijen daarop kunnen wijzen. Deze spelregels zullen dan ook bij de start van het platform aan alle participanten uitgereikt worden. Doordat de speltregels uniform zijn voor alle platforms in de gemeente Heumen, wordt bereikt dat zij allen onder hetzelfde regiem behandeld worden en dezelfde rechten krijgen. Binnen die spelregels is er voor de platforms voldoende mogelijkheid om tot eigen invullingen te komen. De spelregels verschaffen de nodige helderheid waardoor de rest van de aandacht zich kan concentreren op het doel van het platform. Het centrale doel formuleren wij als volgt:

Het bevorderen van de leefbaarheid in wijk/dorp door het onderling overleggen en het samenwerken met de verschillende betrokken partijen over zaken die de leefbaarheid in wijk/dorp rechtstreeks aangaan.
 

1. De vorm
Het platform is vrij in de keuze tussen de verenigingsvorm of één zonder juridische status (= informele status). In beide gevallen geldt:

1. dat platform en wijkcoördinator regelmatig met elkaar overleggen;
2. dat andere professionele partijen die ook in de wijk werkzaam zijn en aangegeven hebben ook te willen participeren, aan dit overleg deel kunnen nemen;
3. dat de agendapunten voor dit overleg door de betrokken partijen gezamenlijk opgesteld worden.

2. De functie
Het platform heeft de volgende functies:

• het platform is in de eerste plaats het podium waar de bewoners de ontwikkeling op het vlak van leefbaarheid in hun wijk/ dorp met elkaar bespreken;
• het platform voert overleg met de gemeente (en evt. andere partijen) met als doel het uitwisselen van standpunten en om uiteindelijk tot een gezamenlijk gedragen koers voor wijk/ dorp te komen;
• het platform functioneert als een direct informatiekanaal naar enerzijds de wijk en anderzijds naar de gemeente;

[1] Nevendoelstellingen zijn:

• het bevorderen van de sociale cohesie in dorp/ wijk
• het bevorderen van de participatiegraad van wijk/dorp
• het verhogen van het draagvlak voor maatregelen/ voorstellen
• het wederzijds uitwisselen tussen partijen van informatie over wijk/ dorp
• het geven cq nemen van meer verantwoordelijkheid voor de eigen leefomgeving.
• verkleinen van de afstand tussen burger en bestuur.
• het platform heeft voor de gemeente de functie dat hier het eerste (maar niet het enige) aanspreekpunt in de wijk/ dorp ligt. Het platform heeft daarmee de functie van klankbordgroep: het kanaal waar zaken informeel besproken kunnen worden.

3. De taken
Tot de taken van het platform behoren (niet limitatief) de volgende zaken:

• signaleren en agenderen van ontwikkelingen op wijk/dorpsniveau;
• communiceren en informeren naar zowel gemeente/instellingen als eigen bewoners;
• adviseren over voornemens (gevraagd en ongevraagd) van professionele partijen (waaronder de gemeente) die aangegeven hebben te willen samenwerken met het platform;
• het weergeven van de verschillende standpunten binnen wijk/dorp over zaken die de leefbaarheid betreffen;
• toetsen van eigen standpunten met wat speelt in de totale wijk / dorp;
• de taken kunnen aangevuld worden met het opzetten van andere instrumenten rond wijkgericht werken zoals organiseren wijkschouw, collegebezoek, opzetten van een wijk/dorpsvisie of werkplan;
• besteden en verantwoorden van het eigen budget.

4. Bevoegdheden en verplichtingen
Tot de bevoegdheden en rechten van het platform behoort:

• het gevraagd en ongevraagd schriftelijk advies uitbrengen aan college of Raad over ontwikkelingen die de leefbaarheid van wijk/ dorp rechtstreeks aan gaan;
• het platform heeft het recht om in een vroegtijdig stadium geïnformeerd te worden over plannen bij de partners voor zover die de leefbaarheid in algemene zin aangaan.
• betrokken te worden bij de beleidsontwikkeling rond wijk/dorp;
• het platform kan net als iedere andere burger gebruik maken van de informatie op de internetsite van de gemeente Heumen (m.a.w. dit soort informatie wordt niet nog apart toegestuurd).

Tot de verplichtingen van het platform worden gerekend:

• het zich houden aan de zaken die in deze ‘Spelregels’ geregeld zijn;
• voor zover het platform geen statuten heeft, geldt: het opstellen van een huishoudelijk reglement t .b.v. een goed verloop van de vergaderingen en de voorbereidingen daarop door het platform. Hierin dient o.a. geregeld te zijn de openbaarheid van de vergaderingen, het tijdig aanwezig zijn van verslag en agenda, het aantal leden, evt. de zittingsduur van de leden e.d.;
• het platform dient actief te communiceren met de gehele achterban (via nieuwsbrief en/of website, tenminste in dezelfde frequentie als de platformvergaderingen);
• het regelen dat ook niet-leden van het platform spreekrecht krijgen in de vergadering;
• het opstellen van een jaarverslag waarin de activiteiten en de prestaties van het platform weergegeven worden. Het jaarverslag is zowel bedoeld als verantwoording naar wijk/ dorp als naar het college van B&W.

Tot de verplichtingen van de gemeente wordt gerekend:

vragen de dorps- en wijkplatforms om advies als het gaat om zaken van enige importantie die rechtstreekse gevolgen hebben voor de leefbaarheid van het dorp of de wijk of het gebruik of de beleving van de openbare ruimte.

Te denken is daarbij bijvoorbeeld aan:

• Visie op de leefomgeving: woningbouw of het platteland;
• Ontwikkeling van een bedrijventerrein;
• De fysieke inrichting van wijken of buurten, variërende van de inrichting van volledig nieuwe wijken tot en met de invoering van een 30 kilometer zone, het plaatsen (of weghalen) van drempels of speelvoorzieningen, etc.

Daartoe wordt er in elk collegevoorstel een participatieparagraaf opgenomen, die beschrijft of, hoe (de participatieladder: informeren, raadplegen, adviseren, coproduceren of meebeslissen) en wanneer de participatie van dorps- en wijkplatforms tot stand komt. De dorps- en wijkplatforms krijgen tijdig bericht wanneer zij in de toekomst worden gevraagd te participeren. De ambtelijke organisatie krijgt van het college duidelijke richtlijnen met een tijdpad aangereikt.

5. Samenstelling van het platform
Zoals er een keuze is voor de vorm van het platform (vereniging of informele status), zo is ook de wijze van vertegenwoordiging een zaak van het platform zelf. Zo kan een platform zich laten vertegenwoordigen door een aantal vaste leden óf door een breed scala aan vertegenwoordigers (bijv. via werkgroepen). Voor wat betreft de representativiteit zal de gemeente daarbij letten op de volgende aspecten:

• het aantal leden van een platform, niet zijnde een vereniging, dient minmaal vijf te zijn maar bij voorkeur hoger;
• het platform streeft er naar zo ver als mogelijk is, een afspiegeling te zijn van de wijk. Zowel geografisch als qua bevolkingssamenstelling (waaronder leeftijd);
• bij een platform, niet zijnde een vereniging, moeten de kandidaat leden zich voor iedere beschikbaar (komende) plaats in het platform aan kunnen melden via een openbare en brede werving;
• de leden moeten zich bij voorkeur kunnen beroepen op een verkregen mandaat, bijv.: in geval van een vereniging via een verkiezing of in geval dat een wijk uit meerdere buurtgroepen bestaat als afgevaardigde van een buurt- of themagroep;
• ter voorkoming van verstrengeling van belangen kunnen commissie- en raadsleden van de gemeente Heumen geen representerend lid worden van een platform. Hetzelfde geldt t.a.v. ambtenaren in dienst van de gemeente Heumen. (ter verduidelijking: zij kunnen wél lid worden van een platform met een verenigingsstructuur maar kunnen daarin geen representerende taken vervullen).

6. De legitimiteit van platform en haar leden

• De geloofwaardigheid en daarmee de positie van het platform staat of valt met het draagvlak dat zij binnen dorp/wijk heeft. Het (bestuur van het) platform heeft daarom de taak om voortdurend het draagvlak voor de uit te dragen standpunten bij de achterban te toetsen. Zij maakt daarbij gebruik van alle communicatiemiddelen die haar ter beschikking staan. Het platform wordt daartoe gefaciliteerd vanuit de gemeente.
• Van het platform kan gevraagd worden om het draagvlak onder haar achterban inzichtelijk te maken.

De inspanningen en bepalingen die hierboven én in de artikelen 4 en 5 genoemd worden, zijn er op gericht om het democratisch handelen van het platform verzekeren. Bij het naleven hiervan kan het platform zich op haar legitimiteit beroepen.

7. Werkwijze van het platform
Het platform stelt zelf haar agenda vast. Zij vergadert bij voorkeur tenminste éénmaal per kwartaal . Het platform overlegt regelmatig met de wijkcoördinator en evt. andere betrokken partijen. Partijen brengen daarbij hun eigen agendapunten in.

Bij het uitbrengen van adviezen maakt het platform (indien van toepassing) ook melding van afwijkende meningen in wijk/dorp met de bijbehorende argumenten.

De vertegenwoordigers van gemeente en andere professionele partijen hebben geen stemrecht in het platform. Zij kunnen wel gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen aan het platform.

8. De middelen

• Het platform krijgt de beschikking over een eigen budget. Alleen in het geval van een formele wijk/ dorpvereniging beheert het platform dit budget zelf. Zij legt verantwoording af voor dit budget conform de regels in de subsidieverordening. Als het platform geen formele verenigingsstatus heeft, dan beheert de gemeentelijke coördinator het geld.
• Het budget mag alleen aangewend worden voor:

1. doelen die gericht zijn op het beter laten functioneren van de organisatie rond het wijkgericht werken of het bevorderen van de betrokkenheid en inzet van de bewoners bij hun wijk. De kosten die samenhangen met het houden van de platformvergaderingen vallen hier ook onder;
2. doelen die de leefbaarheid in wijk/dorp bevorderen. Hieronder vallen de kosten van concrete maatregelen op het vlak van leefbaarheid, zowel op het fysieke als het niet fysieke vlak.

• Als het platform t.b.v. een bijzondere uitgave in een volgend jaar (een deel van) het jaarbudget wil sparen, dan doet zij daartoe een beroep op de vrijstellingsbevoegdheid.
• Het college van B&W bepaalt jaarlijks de verdeling van het budget.

9. Wijk/dorpscoördinator
De coördinator heeft in de relatie naar het platform de volgende taken:

• contactpersoon: hij dient het contact en de informatiestromen tussen wijk/dorp en gemeente te faciliteren. Hij moet weten welke personen vanuit de gemeente hij bij bepaalde onderwerp zal moeten betrekken en anderzijds zullen afdelingen hem moeten gebruiken voor hun contacten naar buiten. Hij wijst het platform de weg binnen de gemeentelijke organisatie;
• de “ogen en oren” van de gemeente. Hij/zij kent de fysieke en sociale structuur van wijk of dorp als zijn broekzak. Voor bestuurders en voor ambtenaren van vakafdelingen is hij/zij daarmee een bron van informatie en het eerste aanspreekpunt voor kwesties die in dat gebied spelen;
• Afstemmer. De coördinator weet welke processen er op gemeentelijk niveau of bij andere maatschappelijke organisaties spelen en is in staat om deze met elkaar te verbinden waardoor via de integraliteit een meerwaarde verkregen wordt.

10. Externe partijen
Instellingen die in de wijk/ dorp actief zijn op het vlak van de leefbaarheid, kunnen zich aansluiten bij de in deze Spelregels geschetste werkwijze. Wanneer zij vanwege eigen bepalingen of overeenkomsten in conflict zouden kunnen komen met bepaalde onderdelen van deze Spelregels dan kunnen zij die onderdelen clausuleren.
Naar inhoudsopgave

11. Vrijstellingsbevoegdheid

1. Het college van B&W kan in dringende gevallen vrijstelling verlenen van de hierboven beschreven spelregels. Van een dergelijk besluit worden belanghebbenden in kennis gesteld. Belanghebbende is in dit geval het wijkplatform / wijkvereniging.
2. In het geval er al een dorps- of wijkvereniging is, zullen de statuten van die vereniging getoetst worden aan deze Spelregels. In geval van tegenstrijdigheid zal hierover een aparte schriftelijke afspraak tussen ons college van B&W en het bestuur van de vereniging gesloten worden.

12. Vaststelling
Deze spelregels zijn vastgesteld in de raadsvergadering van 29 maart 2007.